জিমেইল টিপস
জিমেইল ব্যবহারের ক্ষেত্রে কিছু কার্যকর টিপস শিখে নিলে আপনি আপনার ইমেইল ব্যবস্থাপনা আরও সহজ ও কার্যকর করতে পারবেন। নিচে গুরুত্বপূর্ণ জিমেইল টিপস দেওয়া হলো:
১. ইমেইল শিডিউল করুন:
আপনি যদি চান, আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়ে ইমেল পাঠানোর সময় নির্ধারণ করতে পারেন।
পদ্ধতি:
একটি ইমেল রচনা করুন
"Send" বাটনের পাশে থাকা ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন।
"Schedule Send" অপশন নির্বাচন করে সময় নির্ধারণ করুন।
২. আনডু ইমেইল পাঠানো:
ইমেইল পাঠানোর পর ভুল বুঝতে পারলে তা ফেরত নেওয়া সম্ভব।
পদ্ধতি:
Settings > See all settings > General > Undo Send অপশনে যান।
আনডু করার সময়সীমা (৫, ১০, ২০, ৩০ সেকেন্ড) নির্ধারণ করুন।
৩. ইমেইল সংগঠিত করুন (Labels):
আপনি লেবেল সহ ইমেল শ্রেণীবদ্ধ এবং সংগঠিত করতে পারেন।
পদ্ধতি:
Settings > Labels > Create New Label এ যান।
নতুন লেবেল তৈরি করুন এবং ইমেইলগুলোতে প্রয়োগ করুন।
৪. কিবোর্ড শর্টকাট চালু করুন:
দ্রুত কাজ করতে কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন।
পদ্ধতি:
Settings > See all settings > Advanced > Keyboard Shortcuts চালু করুন।
উদাহরণ:
C: নতুন ইমেইল কম্পোজ করার জন্য।
E: আর্কাইভ করার জন্য।
R: রিপ্লাই করার জন্য।
৫. স্প্যাম ফিল্টার করুন:
অপ্রয়োজনীয় ইমেইল ব্লক করুন এবং স্প্যাম ফোল্ডারে স্থানান্তর করুন।
পদ্ধতি:
ইমেইল ওপেন করুন।
"More Options" > Report Spam ক্লিক করুন।
৬. ইমেল অনুসন্ধান সহজ করুন:
আপনার ইমেল দ্রুত খুঁজে পেতে নির্দিষ্ট ফিল্টার ব্যবহার করুন।
উদাহরণ:
প্রেরক দ্বারা অনুসন্ধান করতে: from:example@gmail.com
বিষয় অনুসারে: subject:meeting
নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে: before:2023-01-01 after:2022-12-01
৭. ইমেল পাঠাতে গোপনীয় মোড ব্যবহার করুন:
আপনার গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি সুরক্ষিত রাখতে (কনফিডেনশিয়াল মোড) গোপনীয় মোড ব্যবহার করুন৷
পদ্ধতি:
ইমেইল কম্পোজ করুন।
Lock icon (Confidential mode) ক্লিক করে মেয়াদ নির্ধারণ করুন।
৮. একাধিক ইনবক্স ব্যবহার করুন:
আপনার ব্যক্তিগত এবং কাজের ইমেলগুলি আলাদাভাবে পরিচালনা করতে একাধিক ইনবক্স তৈরি করুন৷
পদ্ধতি:
Settings > Inbox > Multiple Inboxes অপশন চালু করুন।
আলাদা ইনবক্স ফিল্টার সেট করুন।
৯. অফলাইন মোড চালু করুন:
ইন্টারনেট ছাড়াই ইমেইল ড্রাফট তৈরি এবং পুরোনো ইমেইল পড়তে চান? অফলাইন মোড চালু করুন।
পদ্ধতি:
Settings > Offline থেকে Enable Offline Mail নির্বাচন করুন।
১০. স্মার্ট উত্তর এবং স্মার্ট কম্পোজ:
দ্রুত ইমেল লিখতে স্মার্ট রিপ্লাই এবং স্মার্ট কম্পোজ ফিচার চালু করুন।
পদ্ধতি:
Settings > General > Smart Reply/Smart Compose চালু করুন।
১১. বড় ফাইল পাঠাতে Google ড্রাইভ ব্যবহার করুন:
আপনি যদি সরাসরি Gmail-এ বড় ফাইল পাঠাতে না পারেন, তাহলে Google Drive ব্যবহার করুন।
পদ্ধতি:
Attach Files > Insert Files Using Drive অপশন ক্লিক করুন।
১২. ইমেইল থ্রেড দেখুন:
আপনি একটি থ্রেড বিন্যাসে একই বিষয়ে ইমেল দেখতে পারেন।
পদ্ধতি:
Settings > General > Conversation View চালু করুন।
১৩. ইমেল ফিল্টার তৈরি করুন:
আপনার কাছে নিয়মিত আসা ইমেলগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণীবদ্ধ করতে ফিল্টার তৈরি করুন।
পদ্ধতি:
সার্চ বারে নির্দিষ্ট শর্ত লিখুন।
"Create filter" এ ক্লিক করুন এবং অ্যাকশন সেট করুন।
১৪. ডেলিগেট অ্যাক্সেস শেয়ার করুন:
আপনার Gmail-এ অন্য কাউকে অ্যাক্সেস দেওয়ার জন্য প্রতিনিধি বিকল্পটি ব্যবহার করুন।
পদ্ধতি:
Settings > Accounts and Import > Grant Access to Your Account নির্বাচন করুন।
১৫. স্থান খালি করুন:
Gmail সঞ্চয়স্থান খালি করতে বড় ইমেল এবং সংযুক্তিগুলি চিহ্নিত করুন এবং মুছুন৷
পদ্ধতি:
Search bar: size:10mb লিখুন।
উপসংহার:
এই Gmail টিপসগুলি আপনাকে সময় বাঁচাতে, আপনার ইমেলগুলিকে সঠিকভাবে সংগঠিত করতে এবং সেগুলিকে আরও নিরাপদে ব্যবহার করতে সহায়তা করবে৷ আপনার দৈনন্দিন কাজে আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়াতে এই বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করুন।
.webp)
.webp)
